Meilleures pratiques Work Smart chez Aremis

« Work Smart est une véritable transformation culturelle de l’entreprise »

Nous sommes signataires de la charte Work Smart et, depuis quelque temps, partenaire de réseau de l’initiative. Patrice Jaquier, directeur d’Aremis Suisse, s’exprime sur les motifs de cet engagement.

Qu’est-ce qui vous a motivé dans cette démarche? Patrice Jaquier, Aremis Suisse: Le travail flexible est l’une des recommandations clé que nous donnons à nos clients en termes de bien-être au travail, de réduction des coûts immobiliers et de l’empreinte carbone. Nous avons donc tout naturellement adopté cette approche pour notre propre société. La signature de la charte est donc une confirmation de cette volonté, mais aussi le moyen de partager avec les autres signataires autour des meilleures pratiques en la matière. 

Depuis quand pratiquez-vous Work Smart chez Aremis? Le management d’Aremis se côtoie depuis plus de 20 ans au sein de diverses entités. À la suite d’un Management-Buy-Out en 2010, la société a été créée sous sa forme actuelle, et dès le départ, Work Smart a été défini comme l’un des piliers de notre nouvelle organisation. 

Quels sont les avantages pour un groupe comme le vôtre?

« Étant donné nos activités, nous sommes très mobiles dans toute l’Europe de l’ouest, pour servir nos clients, mais aussi pour partager avec nos collègues de différentes filiales les expertises que nous avons développées localement. Il était donc primordial de mettre en place une organisation très agile, qui nous permette de travailler de manière productive depuis n’importe où et n’importe quand. »

Cette structure est donc profitable à tous?

« Oui, car nous sommes très attachés aux valeurs de la famille et nous prônons une balance équitable entre vie professionnelle privée. Nous sommes aussi sensibles à notre responsabilité sociétale et notre empreinte carbone est réduite de plus de 50% par rapport à un environnement de travail traditionnel. »

Ce seraient donc des motifs altruistes qui vous animent?

(rit)  « Ne le cachons pas, il y a aussi un intérêt financier; nos bureaux sont occupés à 50% en moyenne. Ce serait donc un non-sens que chaque collaborateur ait une place de travail attribuée. Au lieu de cela, nous pratiquons Work Smart au sein même de nos bureaux, en mettant à disposition des espaces dédiés à l’activité du moment: bureau traditionnel pour le travail de concentration, isoloir pour des conversations et téléphones confidentiels, salles de réunion de tailles variables, espaces collaboratifs pour favoriser la créativité, etc. Concrètement, nous n’avons que 70 places de travail dans l’ensemble de nos bureaux pour un peu plus de 120 collaborateurs dans le groupe. »

Comment les collaborateurs s’organisent-ils alors au quotidien?

« Tout d’abord, ce sont surtout nos clients qui dictent notre mobilité; en moyenne, nos consultants passent 50 à 70% de leur temps auprès d’eux. Ensuite, chaque fois que cela est possible, nous invitons nos employés à travailler depuis leur domicile. Nous leur attribuons pour cela une somme forfaitaire mensuelle, qui leur permet notamment de mettre en place une infrastructure adéquate à domicile. Nous imposons au moins une journée de travail au bureau par semaine pour garder la cohésion d’équipe et éviter la coupure avec les valeurs de la société. Enfin, dans certains cas, nous utilisons des espaces de coworking, notamment pour notre présence au Luxembourg et à Zürich. »

J’imagine que vos locaux sont très modernes pour la mise en place de Work Smart en entreprise?

« Pas vraiment. Notre bureau de Bruxelles se situe dans un château du 19ème siècle, celui de Paris en plein 8ème arrondissement, entouré d’immeubles Haussmanniens et à Lausanne nous occupons un appartement. Mais il est vrai que dans chaque cas nous avons choisi d’investir dans l’architecture d’intérieur afin de mettre en place un concept réellement efficace. Cet environnement de travail est un facteur de motivation très important et nous le remarquons à l’ambiance qui règne dans nos bureaux et à la productivité générale. »

Cela semble très alléchant, mais est-ce qu’il n’y a pas des points négatifs à Work Smart?

« Pour éviter qu’il y en ait, il faut veiller à plusieurs aspects. Au bureau, il peut y avoir un sentiment de perte d’identité et de repères puisqu’il n’y a plus de bureau attribué. A domicile, le risque est que l’espace de travail soit mal adapté et puisse nuire à la santé. Sans contact visuel avec ses collègues, il est aussi plus difficile de gérer sa disponibilité et d’éviter l’isolement social. »

Y a-t-il des solutions pour pallier ceci ?

« Oui, il en existe dans chaque cas, et à ce titre l’initiative Work Smart nous a bien aidé à les mettre en place grâce à l’étude «Work Smart – Feel Well» publiée en 2017. Nous avons fait un atelier pour sensibiliser les collaborateurs à ces risques et leur donner des moyens simples d’y pallier. » 

Pour terminer, quel conseil donneriez-vous à une société qui souhaite se lancer dans Work Smart ?

« Un concept Work Smart ne s’improvise pas; c’est une véritable transformation culturelle de l’entreprise, dont les fondements doivent être l’autonomie, la responsabilité et la confiance. Plusieurs aspects doivent être pris en considération et faire l’objet d’un suivi régulier. Il faut être prêt à adapter l’organisation au fil du temps en fonction des retours des collaborateurs et de l’évolution des projets au sein de l’entreprise. »

Aremis est une société Européenne de conseils et de services dans le domaine de l’immobilier d’entreprise. Grâce à son expérience et à des technologies innovantes, les spécialistes d’Aremis assistent leurs clients à maîtriser leur portefeuille et en particulier les espaces de travail, les services aux bâtiments et aux occupants. Ils construisent et implémentent des solutions sur mesure en intégrant les différents points de vue des propriétaires, gestionnaires et occupants. 

Patrice Jaquier, directeur d’Aremis Suisse